Pada tanggal 11 Juli 2023 UPA Perpsuatakaan UPN “Veteran” Jawa Timur mengadakan acara workshop dengan tema Bimbingan Layanan Teknis bagi Pengelola Perpustakaan Fakultas UPN “Veteran” Jawa Timur. Acara yang dimulai pukul 08.00 ini di hadiri oleh tamu undangan Wakil Rektor 1 Prof. Euis Nurul Hidayah, ST.,MT.,Ph.D beserta Wakil dekan 1 fakultas-fakultas di UPN “Veteran” Jawa Timur dan juga peserta workshop yaitu tenaga kependidikan pengelola perpustakaan fakultas. Acara di buka oleh moderator dengan menyanyikan lagu Indonesia Raya dan Mars Bela Negara, dilanjutkan dengan pembacaan do’a. Setelah itu Bu Euis selaku wakil Rektor 1 memberikan sambutan dilanjutkan dengan sambutan oleh Bu
Dewi Khrisna Sawitri selaku kepala UPA Perpustakaan. Setelah acara sambutan Bu Euis memberikan buku DDC kepada tenaga kependidikan pengelola perpustakaan fakultas sebagai simbolis pembukaan acara.
Pada pukul 09.00 moderator memulai acara inti yaitu materi pertama tentang pengolahan bahan pustaka oleh narasumber dari Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, Ibu Dyah Puspitasari Srirahayu, S.Kom, M.Hum. Dalam materinya Ibu Dyah menyampaikan bahwa terdapat tahapan dalam mengolah bahan pustaka khususnya bahan pustaka cetak. Tahapan tersebut yaitu pemberian stempel dan nomor inventaris, klasifikasi dan pembuatan nomor panggil, katalogisasi, pemasangabn kelengkapan buku, dan penjajajaran di rak (shelving). Dalam memberikan stempel mempunyai kebijakan di setiap perpustakaan seperti memberi stempel pada halaman tertentu yang akan menjadi ciri khas perpustakaan tersebut. Kemudian Informasi di tabel inventaris meliputi nomor urut, nomor inventaris, judul, nama pengarang atau editor, informasi penerbit (meliputi kota, nama penerbit dan tahun terbit), asal, nomor panggil buku, harga atau keterangan lain yang perlu ditambahkan. Klasifikasi buku terdiri dari ciri fisik yaitu warna, bentuk, ukuran dan lain-lain. Kemudian ciri isi atau subyek meliputi agama, ekonomi, arsitektur, kedokteran, dan sebagainya.
Tujuan klasifikasi buku sendiri adalah memudahkan pencarian kembali, memudahkan penyimpanan, memudahkan pengawasan, dan memudahkan melihat keseimbangan koleksi. Setelah itu Ibu Dyah juga mempekenalkan alat bantu dalam klasifikasi atau penomoran buku yang disebut DDC (Dewey Decimal Number). DDC digunakan lebih dari 135 negara di dunia, lebih dari 60 Bibliografi Nasional dan telah diterjemahkan ke lebih dari 30 bahasa, termasuk dalam bahasa Indonesia untuk edisi ringkas. Kedepannya para petugas perpustakaan fakultas diharapkan dapat menggunakan DDC tersebut serta dapat menerapkannya dalam memberikan penomoran buku-buku yang berada di perpustakaan fakultas.
Selain itu, Ibu Dyah juga memberikan pengetahuan tentang nomor panggil buku. Membuat nomor panggil koleksi yang akan digunakan sebagai label untuk temu kembali informasi. Dalam membuat nomor panggil mempunyai kebijakan disetiap perpustakaan, Ibu Dyah juga menambahkan bahwa dalam kebijakan tersebut yang terpenting adalah konsisten. Setelah penyampaian materi tentang nomor panggil adalah katalogisasi. Katalogisasi (cataloging)adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. Katalog dapat berupa bentuk cetakan atau buku, berkas, kartu dan komputer.
Di akhir materi, Ibu Dyah memberikan pengetahuan tentang kelengkapan buku atau koleksi yang berupa, label buku, lembar tanggal kembali, kartu buku, kantong kartu buku dan sampul buku. Terakhir, Ibu Dyah memberikan pesan bahwa Dalam pengolahan koleksi, tidak ada yang paling benar. Kemudian interpretasi bisa berbeda-beda setiap pustakawan. Semakin pustakawan banyak melakukan semakin pula mereka memahami. Pelajari best practice yang sudah berjalan dengan baik dan yang terpenting adalah konsisten.
Setelah sesi materi pertama dengan Bu Dyah berakhir acara dilanjutkan dengan ISHOMA.
Pada Pukul 13.00 materi kedua yang diberikan oleh Pustakawan UPA Perpustakaan Bapak Fatchullah tentang penggunaan dan penerapan aplikasi Slims (Senayan Library Management System) . Aplikasi Slims merupakan sistem automasi perpustakaan sumber terbuka (open source) berbasis web yang pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakan Kemendikbud. Sekarang ini UPA Perpustakaan sudah menerapkan sistem Slims ini sebagai sistem otomasi perpustakaannya, diharapkan kedepannya perpustakaan-perpustakaan fakultas juga dapat menerapkan aplikasi Slims ini. Maka dari itu sebelum menggunakan sistem aplikasi ini, pengelola perpustakaan fakultas harus mengetahui dulu dasar-dasar dalam menggunakan aplikasi Slims.
Setelah Pak Fatchullah memberikan materi, selanjutnya peserta melakukan kegiatan praktek terkait materi yang sudah disampaikan mulai awal hingga pengoperasian Slims. Selama hampir 2 jam pengelola perpustakaan fakultas sangat antusias dalam melakukan praktek, hal ini dilihat hampir semua peserta aktif dalam bertanya.
